Banner van ManKrat - Cadeau's voor mannen

Zo loste ik mijn stress rondom mail op.

afbeelding van kitten zonder stressIn de maanden voor mijn vakantie in juli raakte ik steeds meer gestresst. Dat hebben meer mensen in de aanloop naar vakantie. In mijn geval was mijn mailbox de grootste bron van deze stress. Ik kon nog geen 10 minuten van mijn werkplek zijn, of bij terugkomst trof ik 17 nieuwe, ongelezen emails aan. Omgerekend komt dat dus neer op zo’n 100 mails per uur. En dan heb ik automatisch alle mail waar ik in de CC sta al weggefilterd, evenals nieuwsbrieven. Zijn er echt zoveel mensen die iets belangrijks te melden hebben, of iets van me willen?

Gelukkig had ik een systeem bedacht: Mails die ik binnen 6 minuten kan afhandelen, doe ik direct. Kan ik weer iets van mijn to-do lijst afvinken. De overige mail verdeel ik in 3 categorieën: Mails waar ik niets mee doe (hup, het archief in), mails waar ik wat aan doe als ik tijd over heb (lees: nooit), en mails waar ik echt wat mee moet doen dat langer duurt dan 6 minuten. Die laatste gingen in een map die ik ludiek ‘ActieInDeTaxi‘ had genoemd.

Op de laatste dag voor mijn vakantie stond de teller van ActieInDeTaxi op 34 mails. Na 3 weken ontspanning op vakantie in een warm land met vrienden was dat uiteraard nog steeds het geval. En natuurlijk was mijn inbox aardig gevuld, hoewel mijn (vond ik zelf) grappige out-of-office reply dat binnen de perken had gehouden, evenals het feit dat veel collega’s ook op vakantie waren. Toch was er iets dat me opviel toen ik alle nieuwe mail langsliep. Iets dat ik niet had verwacht en me echt verwonderde. Iets dat hielp om mijn vakantie-ontspanning nog een tijdje vast te houden.

Van de 34 ActieInDeTaxi mails had ik niet één opmerking gekregen.

  • Geen mail met “Wat is de status?
  • Geen overspannen voicemail bericht dat ik nu toch écht iets snel moest oppakken.
  • Geen manager die een gesprek met me wilde omdat hij zoveel klachten over me had gehad.
  • Helemaal niets.

Ik vroeg me af: “Hoe kan het nou dat van al die mails waar ik me druk over maakte en die me stress bezorgde, na drie weken niet de pleuris is uitgebroken?”

Voor de zekerheid besloot ik de proef op de som te nemen. Immers, het was vakantietijd en het kon toeval zijn. Om echt goed te testen, besloot ik de vier daaropvolgende weken niet in de ActieInDeTaxi map te kijken, en er ook niets mee te doen. Helemaal niets. En raad eens in wat voor problemen me dat heeft gebracht? Hoelang duurde het voordat ik deze test moest afbreken om me met uitgebreide excuses direct op het blussen van de branden te storten?

Weer gebeurde er helemaal niets. Geen haan die er naar kraaide. Geen slapende hond die wakker werd.

Deze ervaring, dit bewustzijn van mails die belangrijk líjken, en collega’s die iets via de mail naar mij toe schuiven zonder er zelf echt om te malen, heeft mijn plezier op het werk een heel stuk verhoogd en de stress zo goed als weggenomen.

De volgende stap was het nemen van iets meer risico. Nieuwe binnenkomende mails die ik zelf belangrijk vond, daar ging ik direct mee aan de slag. De rest (90 tot 95%) liet ik een paar dagen in mijn inbox staan. Kwam iemand er op terug, dan ging ik overwegen om er iets mee te doen (waarbij ‘nee’ ook een antwoord is, maar dat is stof voor een volgend artikel). In alle andere gevallen ging de mail na een paar dagen het archief in.

Ook stress rondom mail?

Bedenk dat veel afzenders zich er niet druk om maken, dus waarom zou jij dat wel doen? Als het écht belangrijk is, dan haal je dat uit de tekst of het onderwerp. Of sterker nog, dan belt iemand wel, of komt persoonlijk langs. In Amerika bestaat een uitdrukking die het merendeel van veel mails krachtig omschrijft: Brain farts. Vertrouw erop dat dingen die echt belangrijk zijn een manier hebben om je aandacht te krijgen. Voor de rest: het archief (of de prullenbak) is je vriend!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *